出張やビジネスで新幹線に乗るとき、領収書の正しい使い方を覚えておくことはとても大事です。
新幹線を利用する際に発行される領収書は、だいたい名前が書かれていない状態で渡されます。
出張や経費精算のために領収書を提出する必要がある場合、宛名がないことに悩んだ経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
自分で名前を書き足してもいいのかな？
この記事では、新幹線の領収書が宛名未記載で発行された場合の対応方法について詳しく解説します。
新幹線の領収書が宛名未記載で発行される理由
新幹線の領収書は、駅の自動券売機やインターネットでの購入の場合、多くのケースで宛名が記載されていない状態で発行されます。
これは、迅速な発券を目的としたシステム上の仕様であり、特に個人旅行や短時間での購入を想定した場合には、宛名入力の手間を省くためです。
そのため、特別なリクエストをしない限り、宛名なしでの発行となることが一般的です。
窓口と券売機の使い方
新幹線を使って旅行や出張に行くとき、領収書をちゃんと管理することが大切です。
なぜなら、交通費を会社に報告したり、使ったお金を戻してもらうためには、領収書が必要だからです。
でも、新幹線の領収書にはよく名前が書いてないことがあります。
そういうとき、名前をどうするか迷うこともあるでしょう。
名前がいらないことも多いけれど、必要なときは「みどりの窓口」で名前入りの領収書をもらうことができます。
名前を書いてもらう方法はこんな感じです
自動券売機でチケットを買った場合
新幹線のチケットを自動券売機で買うと、領収書には普通、名前が入っていません。
名前を入れてほしいときは、「みどりの窓口」に行って、もらった領収書に名前を書いてもらいます。
宛名の追記が必要な際には早めに窓口で対応することをおすすめします。
オンラインでチケットを予約した場合
新幹線のチケットをオンラインで予約する場合、例えば「EX予約」や「えきねっと」を利用すると、ログイン後に宛名付きの領収書を発行することが可能です。
この方法を利用すれば、自宅やオフィスから簡単に宛名を入力して領収書を作成できるので、時間と手間を省くことができます。
オンライン予約は非常に便利で、ビジネスユーザーにとっても使いやすい手段です。
名前が書いてない領収書ってどうなの？
地方にある小さな駅や、自動券売機だけがある場所では、領収書に名前を書いてもらうのが難しいことがあります。
こんな時、どうしたらいいのでしょうか？
実は、たくさんの場合で、名前が書かれていない領収書でも全く問題ないんです。
特に、電車やバスなどの公共交通を使ったときは、名前がなくても普通に受け入れられています。
名前がいらないとされるのは、小売店やレストラン、タクシーやバス、飛行機のチケット、駐車場の使用料、旅行の予約など、様々な場所での支払いです。
これらの場所では、もらったレシートそのものが領収書として使えるから、わざわざ名前を書く必要がないんです。
これらのレシートは信用できるもので、不正に使われることが少ないため、名前がなくても大丈夫。
普段の買い物で受け取るレシートも、領収書としてちゃんと機能します。
さらに、駐車場を使ったときも、名前を書いた特別な領収書をもらうことはほとんどありません。
名前が不要な領収書の扱い方を知っていれば、面倒な手続きを避けることができます。
特に交通費としての経費申請の場合、領収書の金額や日付が明確であれば、宛名がなくても受理されることが多いです。
ただし、企業によっては特別なルールがある場合もありますので、事前に経理部門に確認することが重要です。
自分で領収書に名前を書いちゃダメな理由
領収書に自分で名前を書くと、それが改ざんと見なされて、領収書が正式な価値を失ってしまうことがあります。
名前を足す必要がある時は、駅の「みどりの窓口」で職員にお願いするのが正しいやり方です。
宛名を自分で書き加えることが推奨されない理由は以下の通りです。
- 信頼性の確保: 領収書は公的な証明書としての役割を果たすため、後から加筆することでその信頼性が損なわれる可能性があります。
- 経理処理の重要性: 宛名が正確であることは、経費の計上や税務処理において非常に重要です。宛名が不適切だと、経費申請時に問題が生じることがあります。
特に、お店やサービスの仕事でレジを担当するアルバイトやパートの人たちは、領収書に名前や詳細を自分で書かないようにと教えられています。
名前が書いてない領収書をそのまま渡すと、もらった人が勝手に内容を変えるかもしれないからです。
もし領収書についてよくわからないことがあったら、レシートや領収書をしっかり保管して、お金の申請をする前に会社の経理部に確認を取ることが大事です。
また、インボイス制度が始まってからは、商品やサービスを買う時に、相手が正式に登録された事業者かをチェックする必要があります。
新幹線のチケットの領収書を使う時も、これらのルールに従うことがトラブルを避けるために重要です。
正しい領収書の扱い方を守ることで、手続きもスムーズに行えます。
領収書の購入時の注意点
新幹線の領収書を取得する際には、以下のポイントに注意してください。
再発行の手続き: 購入時に領収書をもらい忘れた場合や紛失した場合は、使用した乗車券を持参して窓口で再発行を依頼できます。自動改札機を使用した場合は、駅員のいる改札を利用することが推奨されます。
支払金額の確認: 支払金額が3万円以上の場合、領収書が必要です。3万円未満の場合は、特定の事項を記載した帳簿を作成することで仕入税額控除が認められますが、領収書があった方が安心です。
宛名と但し書きの記入: 領収書には、宛名や但し書きを正確に記入してもらうことが重要です。「上様」や「品代」といった一般的な表記ではなく、正式な名称や取引内容を記載してもらう必要があります。
みどりの窓口について
みどりの窓口は、日本のJRグループが運営する鉄道のチケット販売窓口です。
この窓口は、乗車券や特急券、指定席券など、さまざまな種類の切符を購入することができる場所として、主要な駅に設置されています。
機能とサービス
切符の販売:
みどりの窓口では、乗車券、特急券、指定席券などを購入できます。
また、旅行に関する情報提供や、忘れ物の問い合わせも受け付けています。
予約の受け取り:
事前にオンラインで予約した切符を受け取ることも可能です。
予約した切符は、みどりの窓口や指定席券売機で受け取ることができます。
営業時間:
みどりの窓口の営業時間は、駅によって異なりますが、一般的には午前4時30分から午後11時30分まで営業しています。
利用方法
窓口での購入:
窓口に行き、必要な切符を購入します。
スタッフに希望の行き先や日付を伝えると、適切な切符を提案してもらえます。
QRコードの利用:
オンラインで予約した場合、QRコードを使って切符を受け取ることができます。
指定席券売機でQRコードをスキャンすることで、切符を発行できます。
言語サポート:
みどりの窓口では、英語を含む複数の言語に対応している場合がありますが、スタッフの言語能力には限りがあるため、簡単な日本語のフレーズを覚えておくと便利です。
最近の動向
JR東日本は、デジタル化の進展に伴い、みどりの窓口の数を減少させる計画を進めていましたが、旅行需要の回復に伴い、窓口の再開や拡充を行っています。
これにより、利用者はより多くの選択肢を持つことができるようになっています。
みどりの窓口は、日本国内の旅行をスムーズにするための重要なサービスであり、特に観光客にとっては便利な存在です。
旅行の計画を立てる際には、ぜひ利用を検討してみてください。
新幹線の領収書の使い方 まとめ
新幹線の領収書は、たいてい名前が書いてない状態で渡されます。
名前が必要なときは、もらった領収書を持って、駅の「みどりの窓口」へ行って名前を書いてもらうのが普通です。
新幹線のチケットをネットで予約する時には、EX予約やえきねっとというサービスを使えば、ログイン後すぐに名前入りの領収書を作ることができます。
これはオンラインで簡単にできるから便利です。
ほとんどの場合、鉄道の領収書に名前はいらなくて、名前がなくても会社の経理部に出して問題ないことが多いです。
でも、就職活動やインターンシップで経費を申請する時には、名前が必要なこともあります。
もし領収書で何かわからないことがあれば、お金を申請する会社の経理部に前もって聞いてみるといいです。
そうすることで、経費の申請がスムーズに行えます。
