ビジネスシーンで頻繁に使用されるレターパック。
どこでも同じ値段で使えるとても便利な郵送サービスです。
コスパが良く、手紙や小さなパッケージを送るのによく使われます。
その宛名欄にある「様」の取り扱いに、思わぬ落とし穴が潜んでいるのをご存知でしょうか？
ビジネスで使う時は、この「様」を外すのが礼儀とされています。
実は、この小さな「様」の処理一つで、送り手のマナーや心遣いが問われることがあります。
「消した方がいいの？」「どう消すべき？」という疑問を抱える方も多いはず。
本記事では、レターパックの「様」消しに関する正しい知識とマナーを、詳しく解説していきます。
面倒に感じるかもしれませんが、これを知っているかどうかで、ビジネスの印象が大きく変わる可能性があります。
これを読んで、相手に敬意を表しながら上手にコミュニケーションをとるコツを学びましょう。
「様」を外すのが礼儀
レターパックを使うと、出した人と受け取る人の名前の後に「様」という言葉が自動でついてきます。
これは、郵便を使うときに、お互いに敬意を示すための普通のやり方です。
だから、名前の後に「様」がついているのが一般的です。
でも、仕事で使う時には、出した人の名前に「様」がついていると変に感じることがあります。
自分の名前に自分で敬称をつけるのは、受け取る人にとってちょっとおかしく見えるからです。
そのため、仕事で手紙を送る時には、出した人の名前から「様」を外すのが礼儀とされています。
お互いを尊重する日本ビジネス界
ビジネスの手紙では、相手への敬意を表すために、細かい部分にも気を配ることが大切です。
例えば、送り主の名前の後につける「様」という言葉を取り除くことがあります。
これが残っていると、相手に「この会社は礼儀をわきまえていない」と思われることがあるからです。
逆に「様」をきちんと削除することで、送り手が丁寧でプロフェッショナルな印象を与えることができます。
このような心遣いは、お互いを尊重する日本のビジネスの世界ではとても重要で、スムーズなやりとりの土台となります。
個人で使う際の「様」は
個人で使う際の「様」は、ビジネスで使うときほど厳しいルールがないので、友達や家族に気軽に送るメッセージには、差出人の「様」をそのまま使ってもほとんど問題ありません。
ですが、「様」を外すことで、プレゼントや手紙がもっと温かみのあるものになり、相手に対する気配りが伝わることがあります。
例えば、ギフトや個人的な手紙で差出人の「様」を省くと、その心遣いが相手に好印象を与え、仲の良い関係を作る手助けになることも多いです。
「様」の消し方
レターパックを使う時、差出人欄に書かれた「様」という言葉をどうやって消すか、簡単に説明しますね。
- 黒いペンで二重線を引く方法：きれいな直線を引くためには定規を使いましょう。これで見た目もスッキリして、キレイに見えます。
- 線の引き方：線はたて、よこ、ななめどれでも大丈夫ですが、手紙全体のデザインを考えて引くといいですよ。
- 注意点：線を引く時は、文字が読みにくくならないように気をつけましょう。特にお仕事で使う書類の場合は、細かいところまできちんとすると全体の印象が良くなります。不自然に見えないように、きれいに消すことを心がけてください。
他の敬称の扱い方
レターパックでは、「おところ」や「ご依頼主」などの言葉も使われることがあります。
これらもビジネス文書では普通は消します。
「様」を消す時と同じように、黒いペンで二重線を引いて消しましょう。
正しい住所や氏名を書くことで、郵便物の信頼性が保たれます。
「様」から「御中」への変更方法
宛先が会社や部署の場合は、「様」ではなく「御中」を使います。
すでに印刷されている「様」は、黒いペンで消して、その隣に「御中」と書き加えてください。
たとえば、部署宛は「◯◯株式会社 ◯◯部 御中」と書き、個人宛ては「◯◯株式会社 ◯◯様」となります。
これで相手に適切な敬意を示すことができ、間違いも防げます。
返信用レターパックの用意の仕方
仕事で書類を送るとき、相手が返事をしやすいように返信用のレターパックを一緒に入れておくと良いですね。
返信用レターパックの準備は、以下のように簡単にできます。
- まず、自分の住所、名前、電話番号をしっかりと書きましょう。
- 差出人の名前の後には、「様」ではなく、「行」と書きます。
- レターパックを折りたたんで、宛名が外から見えるようにして、他の荷物と一緒に封入します。 これで、相手は返信をする際にスムーズに手続きを進めることができます。
レターパックの選び方と使い分け
レターパックには、以下の2種類があります。
- レターパックライト この種類は、最大3cmの厚みまでのものを入れることができ、郵便受けに直接投函されます。料金は430円です。
- レターパックプラス こちらは厚みに制限がなく、受け取る際には署名が必要です。料金は600円となっています。
どちらを選ぶかは、送りたいものの大きさや、どのように受け取ってほしいかによって決めるといいでしょう。コストを抑えつつ効率的に送ることができます。
まとめ
ビジネスで使う場合は、差出人の名前から「様」を外すのがマナーです。
レターパックの「様」は単なる文字ではなく、敬意と心遣いの一部です。
正しいマナーと状況に応じた使い分けを理解することで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。
次回、レターパックを利用する際はぜひこの記事で学んだポイントを思い出してください。
今すぐ封書を準備して、表現したい敬意とともに送ってみましょう！
